Une obligation légale
Nombre de procédures et d’échanges avec clients, fournisseurs et partenaires se font désormais au format électronique (contrats, factures, échanges commerciaux, emails…) et la tendance ne devrait plus s’inverser. On a ainsi assisté ces dernières années à la mise en place des téléprocédures en matière de TVA ou de déclarations sociales et à l’arrivée des appels d’offres dématérialisées pour ne citer que ces quelques exemples.
Les entreprises doivent donc se préoccuper désormais d’archiver ces documents électroniques. D’autant plus que le Code civil précise bien que « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier… » (Article 1316-1). Les durées d’archivage varient ensuite selon la nature des documents.
Des économies à la clé
Petite consolation, si l’archivage des documents électroniques impose de nouvelles contraintes aux entreprises, il leur permet aussi de réduire fortement le volume de documents papier à archiver avec parfois à la clé de jolies économies.
Quelles informations archiver ?
Avant de se poser des questions sur les choix techniques à mettre en place, il faut commencer par bien définir quels documents doivent être archivés. Chaque entreprise est soumise en la matière à des obligations légales. Les factures se conservent dix ans ainsi que les bons de commandes, de livraison, les justificatifs de TVA et autres correspondances commerciales (devis, lettres et même emails). Les bulletins de salaires des employés doivent se garder trente ans.
Et la liste n’est pas exhaustive. En fonction des secteurs, des réglementations spéciales peuvent s’appliquer et nécessiter l’archivage de certains types de documents (contrat de licence, documents de traçabilité, PV de recette…). La question de l’archivage électronique peut constituer une bonne opportunité de vérifier avec un expert comptable et un conseil juridique les documents à archiver dans votre société.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?
Les contraintes techniques de l’archivage électronique n’étant pas des plus faciles à gérer, une nouvelle gamme de services est apparue avec les coffres-forts électroniques. On parle alors de sociétés qui remplissent le rôle de « tiers archiveur ». Elles mettent à la disposition de leurs clients des services en ligne qui permettent de déposer des documents en garantissant par des certificats l’identité de la personne et de la société qui déposent. Elles garantissent ensuite le contenu du document déposé et son intégrité.
D’autres caractéristiques comme la date et l’heure du dépôt sont aussi enregistrées. La plupart de ces services offrent aujourd’hui des fonctions avancées qui permettent de retrouver rapidement des documents archivés et ce 7/7 jours et 24/24h. Elles peuvent aussi intervenir en tant que conseil pour la définition de plans d’archivage, de formats et de durées.
Source : ma petite entreprise
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